الكثير من المنظمات تقدم خدمات مختلفة للمستفيد بحسب تخصصه سواء كان إغاثياً، أو صحياً، أو تعليمياً، أو غير ذلك
وبعض هذه الخدمات نوعية وبمبالغ عالية جدا مثل العمليات الجراحية أو بناء المنازل وتأهيل الأسر وغير ذلك لكن لا يوجد آلية داخل المنظمات لحفظ هذه الوثائق إلكترونيا لأكثر من عام أو عامين أو ثلاثة واستدعائها وقت الحاجة وعمل المقارنات المالية وتحليلها في تقارير تخدم المنظمة
في نظام رافد الالكتروني
تم حوكمة ملف المستفيد بشكل إلكتروني بحيث يرتبط الملف بكل قواعد البيانات داخل النظام وقراءة وتسجيل كل عملية إلكترونية تمت على هذا الملف أيا كان نوعها وبالتالي لا يتطلب الأمر من المنظمة أكثر من ثانيتين باستدعاء الملف وقراءة كافة البيانات متى ما استدعى الأمر وكذلك عمل المقارنات والاحصائيات وتحليل البيانات وانشاء التقارير الذكية التي تخدم توجه المنظمة
