النقاط الأساسية في تحديث النظام المالي
1- تم فتح الشجرة لعدد مستويات مفتوح بدلاً من اكتفاءها على أربعة مستويات فقط.
2- بالإمكان إنشاء أي عدد من الحسابات الفرعية في أي مستوى دون الالتزام بمستوى فرعي معين كما في السابق حيث كانت الحسابات الفرعية لابد أن تكون بالمستوى الرابع فقط.
3- تم دمج عملية إضافة القيد والترحيل في صفحة واحدة وهي إضافة قيد يومية ، حيث يتم كتابة بيان القيد وإضافة العمليات بشكل مباشر في نفس الصفحة دون الحاجة إلى إضافة كل عملية بمفردها وإعادة تحميل الصفحة لاستكمال بيانات القيد ، حيث تتم عملية تسجل القيد وعملياته مباشرة في خطوة واحدة وكذلك يتم ترحيل القيد تلقائياً ، وإمكانية إضافة قيد افتتاحي عند تحديد المؤشر الموجود في صفحة إضافة قيد.
4- تم تعديل التقارير المحاسبية الموجود بما يتناسب ويتلاءم مع البناء البرمجي للنظام المالي الجديد ، وكذلك إضافة عدة تقارير محاسبية جديدة.
خدمة مجانية:
يمكن الطلب من الدعم الفني لآفاق العالمية لنظم المعلومات رفع الشجرة المحاسبية الخام المقترحة من وزارة العمل والتنمية الاجتماعية في النظام الخاصة بالجمعية مجاناً دون دفع أية رسوم.
مع الوعد بأنه سيتم رفعها خلال فترة 10 دقائق فقط إلى يوم عمل واحد بحد أقصى من وقت
مع العلم أنه في حالة تنفيذ هذا الطلب سيتم مسح أية حسابات أو قيود مسجلة في النظام الخاص بالجمعية مسبقاً.
الصفحات الجديدة في إدارة الشؤون المالية
إدارة النظام المحاسبي
1. إدارة الدليل المحاسبي
تم إضافة خانة عند إنشاء حساب رئيسي جديد بالشجرة تسمي
التسلسل الثانوي: وهي ترمز إلى تكويد الحسابات المتفرعة من ذلك الحساب ، ويتوفر أربعة اختيارات هم :
1- حد أقصى 9 حسابات ثانوية (الترميز يكون 1 ، 2 ، 3 ، ...)
2- حد أقصى 99 حسابات ثانوية (الترميز يكون 01 ، 02 ، 03 ، ...)
3- حد أقصى 999 حسابات ثانوية (الترميز يكون 001 ، 002 ، 003 ، ...)
4- حد أقصى 9999 حسابات ثانوية (الترميز يكون 0001 ، 0002 ، 0003 ، ...)
2. عمليات الدليل المحاسبي
عند استعراض الشجرة ، وعند الضغط على أي حساب تظهر ثلاثة أيقونات جديدة يمكن من خلالها :
1- تحديث وتعديل بيانات الحساب
2- إضافة حساب ثانوي أسفل هذا الحساب
3- استعراض تقرير دفتر الأستاذ العام لهذا الحساب
3. إضافة قيد يومية (صفحة جديدة)
ومنها يتم إضافة القيود اليومية فقط
وتم إضافة أيقونتين جديدتين وهم :
1- تعديل قيد مُسجل مسبقاً
2- حذف قيد
مع إضافة مؤشر لتحديد القيد إذا كان قيد افتتاحي ليتم ترحيله في التقارير بشكل قيد افتتاحي ليظهر في الرصيد السابق.
4. إدارة قيود اليومية (صفحة جديدة)
ومنها يمكن إدارة القيود اليومية والتعديل عليها وكذلك الحذف بحيث يتم فتح صلاحية صفحة إضافة القيود لأحد المحاسبين في الجمعية ليتمكن من الإضافة فقط على القيود دون حذف أو تعديل ، بينما صفحة إدارة قيود اليومية يتم فتحها لمن له صلاحية التعديل والحذف على القيود.
1- تم إضافة إمكانية تصدير قاعدة البيانات في صيغة Excel أو PDF
2- كذلك يمكن فلترة عمود تاريخ القيد لتظهر القيود المسجلة في فترة معينة
3- أيضاً يمكن ترتيب عمود رقم القيد تصاعدياً أو تنازلياً
4- إمكانية تعديل تاريخ القيد
إدارة المراجعة المالية
تم فصل صفحات مراجعة المقبوضات إلى جزيئتين: الأولى لمراجعة التبرعات بكافة تصنيفاتها ، وتم إظهار في قواعد البيانات الخاصة بصفحات مراجعة التبرعات أعمدة جديدة تحتوى على
a. رقم الإيصال
b. اسم الداعم
c. جوال الداعم
d. اسم الكافل
e. جوال الكافل
أما صفحات مراجعة المقبوضات فهي لمراجعة بقية التصنيفات من المقبوضات، وبناءً على عملية الفصل تم إضافة ثلاثة صفحات جديدة في إدارة المراجعة المالية وهي
2- مراجعة التبرعات النقدية (صفحة جديدة)
3- سجل التبرعات المعتمدة (صفحة جديدة)
4- سجل التبرعات المرفوضة (صفحة جديدة)
التقارير المحاسبية
تم إضافة عدة تقارير وتعديل التقارير القديمة بما بتناسب مع الشكل الجديد
1- تقرير الدليل المحاسبي
2- تقرير كشف حساب
3- دفتر اليومية
4- الأستاذ العام
يعني يضم كافة الحسابات المالية في دليل الحسابات ويختص بإظهار الحركات المالية في كافة الحسابات المحاسبية في دليل الحسابات وحسب الاختيار
ويظهر بالأسفل مجموع الفترة والمجموع النهائي
حيث يقصد بمجموع الفترة / مجموع حركة الفترة المحددة بتاريخ معين لكل من الطرفين المدين والدائن
كما يقصد بالمجموع النهائي / مجموع الفترة اضافة اليه الرصيد السابق الظاهر في دفتر الاستاذ العام
5- الأستاذ العام الشهري (صفحة جديدة)
ومن خلاله يمكن تصدير تقرير أستاذ عام لحساب معين ليظهر الرصيد الشهري في شهر واحد أو عدة أشهر حسب الحاجة لذلك.
6- ميزان المراجعة
تمت إضافة إمكانية إظهار الحسابات الرئيسية والفرعية أو الفرعية فقط
كذلك خيار إظهار أو إخفاء الحسابات الفارغة والحسابات المرصدة
7- تقرير قيد يومية
8- الدفاتر المحاسبية (صفحة جديدة)
وهي تحتوى على ثلاثة دفاتر حتى الآن وهي :
1- دفتر البنوك
يأخذ نفس دفتر الاستاذ العام ولكن يختص بإظهار الحركات المالية المتعلقة بحسابات البنوك كاملة فقط ويكون مرتبط بحساب أرصدة الحسابات الجارية الظاهرة في دليل الحسابات ويسمى بدفتر البنوك
2- دفتر الصندوق
يأخذ نفس دفتر الاستاذ العام ولكن يختص بإظهار الحركات المالية المتعلقة بحسابات الصندوق كاملة فقط ويكون مرتبط بحساب النقدية في الصناديق (صناديق الجمعية) الظاهرة في دليل الحسابات ويسمى بدفتر الصندوق
3- سجل العهد
يأخذ نفس دفتر الاستاذ العام ولكن يختص بإظهار الحركات المالية المتعلقة بحسابات العهد كاملة فقط ويكون مرتبط بحساب ذمم العاملين - العهد النقدية الظاهرة في دليل الحسابات ويسمى بسجل العهد
مع العلم أن تلك الصفحة يتم فتحها للجمعية التي يتم رفع شجرة المحاسبية لوزارة العمل والتنمية الاجتماعية عن طريق آفاق العالمية لنظم المعلومات أو التواصل مع الدعم الفني لتحديد بعض أكواد الحسابات لتظهر تقارير الدفاتر بشكل صحيح
تحديثات عامة :
1- إصلاح تاريخ ونهاية بداية الاجازات في الطلبات الادارية
2- إصلاح حفظ ملاحظات الدخل في ملف المستفيد (في إدارة الخدمة المجتمعية)
3- إصلاح ظهور اسم المشروع التأهيلي في سندات (تحصيل قسط مشروع تأهيلي) في (إدارة المقبوضات النقدية)
4- إصلاح التقويم في (تاريخ الاستحقاق) محدد الى عام 2020 فقط في إدارة المشاريع و البرامج - إدارة التحصيل - تسجيل مشروع مستفيد
5- إصلاح إمكانية البث المباشر عبر الموقع الإلكتروني للجمعية
6- إصلاح عناوين التقارير التي تم مشاركتها مع أعضاء الجمعية العمومية عبر الموقع
