الإضافات الجديدة في تحديث نظام رافد الإلكتروني لإدارة الجمعيات الخيرية
الإصدار 1.21.0
(تحكم)
مقدمة "صفحة 2"
تبشركم آفاق العالمية لتقنية نظم المعلومات بانه تم الانتهاء من تطوير المرحلة الأولى من إعادة بناء إدارة الموارد البشرية ، حيث تم إعادة بناء مسارات اعتماد الطلبات الإدارية من قبل موظفين الجمعية عبر نظام رافد الإلكتروني لإدارة الجمعيات الخيرية بحيث أصبحت الجمعية الآن تستطيع بناء مسار كل طلب إدارة على حدة حسب رغبة الجمعية وحسب الهيكلة الإدارية التنظيمية داخل الجمعية ، ونعدكم بالمزيد من التحديثات الاحترافية والتي تأتيكم بأفكار إبداعية مميزة ..
"صورة تقنية معبرة"
الصفحات الجديدة في إدارة وحدة التقنية "صفحة 3"
الخطوة الأولى من أجل بناء مسارات الطلبات الإدارية داخل الجمعية ، تتم أولاً من صفحة إدارة الطلبات الإدارية أسفل إدارة وحدة التقنية ، حيث يجب اختيار المسار لكل نوع طلب على حدة ويتم حفظه لمرة واحدة فقط مع مراعاة النقاط التالية :
1- يتم التأكد من منح صلاحية الصفحات التالية لأي شخص مُضاف داخل أي مسار لأي طلب إداري وهي :
a. إعتماد الطلبات الإدارية
b. طلبات قمت بإدارتها
c. سجلات الطلبات الإدارية
2- لا يمكن التعديل على أي مسار في حال وجود طلبات إدارية قيد الاعتماد أو مرفوضة مع ملاحظة ، وللتعديل على خطوات المسار يجب إقفال أي طلبات معلقة على هذا المسار والنوع من الطلبات
"صورة رقم 2"
*ملاحظة "يتم وضعها في أسفل الصفحة" يُرجى مراجعة الصلاحيات الممنوحة للموظفين من قبل مدير وحدة التقنية في النظام بحيث يقوم بتحديث صلاحيات الموظفين ، مع العلم أن الصفحات الجديدة تُضاف لصلاحية مديرين النظام فقط ..
*ملاحظة كل الطلبات الإدارية الموجودة قبل رفع التحديث والتي قيد الاعتماد أو مرفوضة مع ملاحظة ستصبح تلقائياً ملغاة مع رفع التحديث ، وقد تم التنويه قبل رفع التحديث ..
طريقة بناء المسار لكل طلب "صفحة 4"
1- قم بالدخول على صفحة إدارة الطلبات الإدارية أسفل إدارة وحدة التقنية
"ضع رقم 1 بجانب اسم الصفحة جهة اليمين"
2- اختر الطلب الذي تريد بناء مساره ثم قم بالضغط على علامة التعديل البرتقالية جهة اليمين
"ضع رقم بجانب العلامة البرتقالية"
"صورة رقم 3"
طريقة بناء المسار لكل طلب "صفحة 5"
"ضع العنوان السابق في إطار صغير وضعه جهة اليسار أعلى الصفحة ، إرجع لملف التحديث السابق المرسل صفحة 1 و 2 لتفهم الطريقة"
3- يمكنك تعديل عنوان الطلب الذي يظهر للموظفين من هذه الخانة مع مراعاة أن لا يختلف عن التصنيف المُدرج أسفل مثلاً تصنيف الأجازات لابد أن يكون الطلب نوع من أنواع الأجازات
"ضع رقم 3 على العنوان في الصورة المكتوب فيه إجازة اعتيادية"
4- يمكن إخفاء الطلب من الظهور للموظفين من خلال تفعيل زر مخفية
"ضع رقم 4 بجانب الزر المذكور"
5- يوجد أربع تصنيفات للشخصيات المعنية والذين يمكن إضافتهم في مسار اعتماد الطلب المرفوع من قبل الموظفين وسيتم شرحهم تفصيلياً الصفحة التالية
"صورة رقم 4"
طريقة بناء المسار لكل طلب "صفحة 6"
"نفس الطريقة السابقة في العنوان"
الأشخاص المعنيين في بناء مسار اعتماد الطلبات الإدارية "عنوان فرعي"
1- المدير المباشر ويكون هو مدير الموظف للإدارة الرئيسية المُعينة في ملفه الوظيفي كما بالصورة
"صورة رقم 5 وضع رقم 1 بجانب السهم الأحمر"
2- المناصب الاعتبارية في الهيكل الإداري والتي تظهر في صفحة الهيكل الإداري في وحدة إدارة التقنية
"صورة رقم 6"
3- مديرين الإدارات في الهيكل الإداري
"صورة رقم 7"
4- أشخاص معينين من مستخدمين النظام بشكل عام وفيها يظهر كل مستخدمي النظام كأسماء وليس مناصب
طريقة بناء المسار لكل طلب "صفحة 7"
"نفس الطريقة السابقة في العنوان"
6- قم باختيار الأشخاص المُراد أن يمر هذا النوع من الطلبات المرفوع من قبل الموظفين عليهم لاعتماد الطلب من أي تصنيف وبأي ترتيب مع مراعاة أنه لا يمكن تكرار نفس المنصب أو الشخص مرتين متتالتين ، ولكن يمكن التكرار بوجود منصب أو شخص فاصل
7- يمكن تغيير ترتيب المسار بعد إضافة المسؤولين عن اعتماد هذا النوع من الطلب من خلال الوقوف على المنصب أو الشخص المُراد تغيير ترتيبه حتى يتغير شكل الماوس لأسهم كما بالصورة ، ومن ثم سحبه للترتيب المُراد تغييره
"صورة رقم 8"
8- قم بالضغط على حفظ التغييرات
"ضع رقم 8 بجانب زر حفظ التغييرات"
"صورة رقم 4 أسفل الكلام"
*ملاحظة هامة : لن تظهر أنواع الطلبات لدى الموظفين إلا بعد بناء المسار وحفظه
"ضعها في أسفل الصفحة بلون مختلف وبشكل بارز"
الصفحات الجديدة في إدارة الملف الوظيفي "صفحة 8"
تم إضافة إدارة فرعية جديدة أسفل إدارة الملف الوظيفي باسم (الطلبات الإدارية) والتي من خلالها يستطيع الموظفين رفع طلباتهم بكافة أنواعها وكذلك متابعة حالة الطلبات وسجلات الطلبات بكافة التفاصيل الممكنة عنها ، وفيها الصفحات التالية :
1. تقديم طلب إجازة
2. تقديم طلب إذن
3. تقديم طلب مالي
4. تقديم طلب عام
5. إلغاء تقديم طلب
6. سجل الطلبات قيد الإعتماد
7. الطلبات المرفوضة مع ملاحظة
8. سجل الطلبات المعتمدة
9. سجل الطلبات المرفوضة نهائيا
10. سجل الطلبات المكتملة
11. سجل الطلبات الملغاه
"صورة رقم 1"
صفحة تقديم طلب إجازة "صفحة رقم 9"
من خلال تلك الصفحة يظهر للموظف كل طلبات الأجازات التي تم بناء وحفظ مسارها وغير مفعل فيها خيار مخفية في صفحة إدارة الطلبات الإدارية أسفل إدارة وحدة التقنية كما بالصورة
"صورة رقم 9"
1- يقوم الموظف باختيار نوع الأجازة المُراد التقدم بالطلب عليها من القائمة المنسدلة
2- ثم يكتب عنوان الطلب
3- ثم يكتب تفاصيل الطلب
4- يختار تاريخ البداية والنهاية للأجازة المطلوبة
5- يرفع المرفقات – إن وجدت –
6- يقوم بالضغط على زر إضافة السجل
"ضع رقم بجانب كل عنصر في الصورة كما مذكور"
صفحة تقديم طلب إجازة "صفحة رقم 10"
بعد إتمام إضافة السجل يظهر السجل في قاعدة البيانات في الجزء السفلي في الصفحة إلى أن يقوم أول شخص معنى بالاعتماد في المسار باعتماد الطلب أو رفضه ، بحيث يستطيع الموظف التعديل على الطلب قبل الاعتماد أو حذفه نهائياً
"صورة رقم 10"
وللتعديل يقوم الموظف بالضغط على زر التعديل البرتقالي جهة اليمين
وللحذف يقوم بالضغط على زر الحذف الأيقونة الحمراء جهة اليمين
"شاور عليهم بأسهم"
وبعد انتهاء مسار الاعتماد ينتقل الطلب إلى صفحة سجلات الطلبات الإدارية أسفل إدارة شؤون الموظفين في إدارة الموارد البشرية ، بحيث يقوم مسؤول الموارد البشرية بإضافة الأجازة في صفحة إدارة أجازات الموظفين كما بالصورة
"صورة رقم 11"
وفي المرحلة الثانية من تطوير إدارة الموارد البشرية سيتم ربط الخصم التلقائي للأجازات المعتمدة من رصيد الموظف من الاجازات وسُتلغى خطوة إضافة الأجازة بشكل يدوي بإذن الله تعالى ..
صفحة تقديم طلب إذن "صفحة رقم 11"
في تلك الصفحة يقوم الموظف برفع طلبات الاستئذان من الدوام سواء تأخير أو انصراف مبكر وخلافه
"صورة رقم 12"
1- يقوم الموظف باختيار نوع الطلب المُراد التقدم بالطلب عليها من القائمة المنسدلة
2- ثم يكتب عنوان الطلب
3- ثم يكتب تفاصيل الطلب
4- يختار تاريخ البداية الاستئذان وتوقيته
5- يختار عدد الساعات المُراد استئذانها
6- يرفع المرفقات – إن وجدت –
7- يقوم بالضغط على زر إضافة السجل
صفحة تقديم طلب مالي "صفحة رقم 12"
من خلال تلك الصفحة يستطيع الموظف رفع أي طلبات مالية بأنواعها
"صورة رقم 13"
1- يقوم الموظف باختيار نوع الطلب المُراد التقدم بالطلب عليها من القائمة المنسدلة
2- ثم يكتب عنوان الطلب
3- ثم يكتب تفاصيل الطلب
4- يكتب المبلغ المطلوب للانتداب حسب التقدير
5- يرفع المرفقات – إن وجدت –
6- يقوم بالضغط على زر إضافة السجل
7- بعد اعتماد الطلب ينتقل إلى صفحة صرف طلب إداري مالي أسفل إدارة المصروفات في إدارة الشؤون المالية كما بالصورة
"صورة رقم 17"
8- يتم اختيار الطلب المعتمد للصرف ويتم إنشاء سند الصرف له ويكمل مسار المالي كالمعتاد
صفحة تقديم طلب عام "صفحة رقم 13"
من خلال تلك الصفحة يستطيع الموظف رفع أي طلبات أخرى تحت تصنيف عام والتي يمكن إضافة أي طلب فيها خلال التصنيفات الثلاثة الأخرى المدمجة في النظام (الأجازات ، الاستئذان ، الطلبات المالية)
"صورة رقم 14"
1- يقوم الموظف باختيار نوع الطلب المُراد التقدم بالطلب عليها من القائمة المنسدلة
2- ثم يكتب عنوان الطلب
3- ثم يكتب تفاصيل الطلب
4- يرفع المرفقات – إن وجدت –
5- يقوم بالضغط على زر إضافة السجل
صفحة إلغاء تقديم طلب "صفحة رقم 14"
من خلال تلك الصفحة يستطيع الموظف إلغاء طلبه حتى إن تم اعتماده في أي مرحلة من مراحل المسار (عدا لو تم اكتماله نهائياً ، حينها لا يستطيع إلغاؤه)
"صورة رقم 15"
1- يظهر في تلك الصفحة كل الطلبات التي مازالت قيد الاعتماد وتظهر حالتها في قاعدة البيانات
2- يقوم الموظف بالضغط على زر إلغاء الطلب
3- يقوم الموظف بكتابة سبب الإلغاء
4- ينتقل الطلب إلى صفحة سجل الطلبات المُلغاة
صفحات السجلات للطلبات "صفحة رقم 15"
يظهر في كل صفحة من صفحات السجلات قاعدة بيانات للطلبات حسب مسمى الصفحة والتي من خلالها يستطيع الموظف معرفة مرحلة طلباته واعتمادها وكذلك اعتمادات الطلبات السابقة
1- سجل الطلبات قيد الإعتماد
2- الطلبات المرفوضة مع ملاحظة
3- سجل الطلبات المعتمدة
4- سجل الطلبات المرفوضة نهائيا
5- سجل الطلبات المكتملة
6- سجل الطلبات الملغاه
"صورة رقم 16"
الصفحات الجديدة في إدارة الموارد البشرية "صفحة رقم 16"
تم إضافة 3 صفحات في إدارة الموارد البشرية أسفل الإدارة الفرعية إدارة شؤون الموظفين وهم :
1- إعتماد الطلبات الإدارية
يظهر فيها كل الطلبات المُعين فيها صاحب الحساب من ضمن مسار اعتماد هذا النوع من الطلبات حسبما تم في خطوة بناء مسار الطلبات الإدارية في صفحة إدارة الطلبات الإدارية في إدارة وحدة التقنية ويكون لديه 3 خيارات
a. اعتماد
b. رفض مع ملاحظة
c. رفض نهائي
"صورة رقم 18"
2- طلبات قمت بإدارتها
يظهر فيها كل الطلبات التي قام صاحب الحساب بإدارتها ويستطيع معرفة حالة الطلب الحالية كذلك
"صورة رقم 19"
ومنها يستطيع كذلك معاينة الطلب ومعرفة بياناته وأيضاً تتبع الطلب كما بالصورة
"صورة رقم 20"
الصفحات الجديدة في إدارة الموارد البشرية "صفحة رقم 17"
"عنوان صغير كما بالسابق"
3- سجلات الطلبات الإدارية
يظهر فيها كل الطلبات الإدارية والمُسجلة كذلك قبل التحديثات وحالتها كما بالصورة
"صورة رقم 21"
"الختام صفحة رقم 18"
وفي الختام فإن كلمات الشكر العميق من القلب لن توفي حقكم .. نشكركم من أعماق قلوبنا ،، على مساندتكم ودعمكم لنا .. فبأفكاركم ومقترحاتكم بعد فضل الله ، استطعنا الوصول إلى أفضل الممارسات في العمليات والاجراءات في إدارة الجمعيات الخيرية الالكترونية من خلال نظام رافد الالكتروني ،، وبدعمكم نقدم لكم الإصدار الواحد والعشرين من تطوير نظامكم .. نظام رافد الإلكتروني لإدارة الجمعيات الخيرية آفاق العالمية لتقنية نظم المعلومات .. ندعمكم .. مع تحيات فريق التطوير والبرمجة ..
"صورة موكب اب لواجهة رافد صورة رقم 22"
