تغيير لنمطية المكتب التقليدي الذي يعتمد على الحضور والتواجد من الموظف طوال ساعات العمل في المكتب لتنفيذ الإجراءات والسياسات التي يقوم عليها العمل في الجمعية والتي تعتمد على الورق وأي غياب للموظف يؤدي إلى تعطل العمل وبالتالي توقف المعاملات الأمر الذي ينعكس سلباً على أداء الجمعية
هذا المكتب مرتبط بكل إدارات النظام في المكاتب الأخرى في إدارات الجمعية وبالتالي تمثل الجمعية شبكة متكاملة على السحابة تؤدي دورها على أكمل وجه
يعتبر مجلس الإدارة السلطة التنفيذية المنتخبة من أعضاء الجمعية العمومية لمدة أربع سنوات لإدارة الجمعية وتحقيق أهدافها
وكل عضو من أعضاء المجلس يقوم بمهام تختلف عن غيره من الأعضاء وبالتالي فهو بحاجة إلى أن تكون الصلاحيات في نظام الكتروني فيها مرونة عالية بحيث يمكن تكييفها بحسب المهام التي سيأخذها العضو ويكون مسؤول عنها
وكون المجالس تتغير بانتهاء مدتها فإن من حق أي مجلس أن يحفظ أعماله والاعتمادات الخاصة به حفظا للحقوق
نظام رافد إلكتروني يحتوي على الكثير من المزايا التي تخص مجلس الإدارة
نظراً لأهمية لجان المساعدات في اتخاذ القرارات المخولة بها ولضمان عدم وجود ازدواجية وتداخل في العمل مع مجلس الإدارة فقد تم برمجة آلية جميلة تضمن نجاح عمل اللجان وعدم التأخير في اعتماد طلبات المستفيدين
يسعى المركز الوطني للقطاع الغير ربحي إلى جعل العمليات داخل الجمعية تسير وفق إجراءات وسياسات محددة تعتمد على العمل المنظم وروح الفريق الواحد مع تحمل المسؤولية وتقدير وتعزيز الإيجابية بالإضافة إلى المتابعة والتقييم بهدف تحقيق الأهداف والوصول إلى أفضل النتائج
وكون نظام رافد تعمل عليه عدد كبير من الجمعيات تتجاوز 600 جمعية فإن مرونة بناء الإجراءات والاعتمادات ومسار العمل والصلاحيات من أهم مميزات النظام بحيث تستطيع الجمعية التوافق معه بما يتناسب مع سياساتها وخططها بالإضافة إلى وجود إدارة حوكمة داخل النظام تهتم بمعايير الحوكمة
المدير التنفيذي هو القائد الميداني للعمل وعليه مسؤوليات كبيرة في حل المشاكل وتوجيه الموظفين والتدريب وتذليل الصعاب وتحفيز العاملين
لذلك ابتكرنا إدارة تنفيذية إلكترونية في نظام رافد مرتبطة بقواعد البيانات يستطيع من خلالها المدير التنفيذي متابعة أعماله ومتابعة أداء الفريق بكل سهولة ومن أي مكان
تسعى الجمعيات اليوم على اختلاف تخصصاتها إلى استخدام التقنية في تقديم خدمات نوعية للمستفيدين وتعمل على حوكمة الإجراءات والقبول وتقديم الخدمة لضمان العدالة والشفافية والمساواة في الحصول على الخدمة
في نظام رافد الإلكتروني عملنا على بناء إدارة خدمة مجتمعية متكاملة باحترافية عالية
المورد البشري هو أحد الأضلاع الثلاثة في مثلث النجاح لأي منظمة
مثلث النجاح يتكون من ثلاثة أضلاع رئيسية
1المورد البشري
2الاستدامة المالية
3الإجراءات والسياسات
في نظام رافد اهتمام كبير بهذا المورد (عضو المجلس - الموظف - المتطوع)
مكتب إلكتروني خاص يحتوي على أكثر من 46 خاصية يستطيع من خلالها الموظف إدارة أعماله إلكترونياً بكل سهولة
المال أحد أضلاع مثلث النجاح إذا يشكل المال والمورد البشري والإجراءات مثلث النجاح لأي منظمة إذا تكاملت بالطريقة الصحيحة
في نظام رافد أدركنا ذلك وعملنا على التكامل والترابط بين كل الإدارات ومن ذلك
إدارة الشئون المالية
فالنظام المالي في رافد هو جزء من هذه المرتبطة بكل إدارة النظام فالمشرف المالي والمحاسب بينهم تواصل الكتروني مع الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة وبقية إدارات الجمعية وموظفيها وهذا ما يسهل العمل ويسهل منظومة الاعتمادات المالية والتواصل الداخلي
تحتاج المنظمات اليوم إلى دراسة الواقع ومعرفة نقاط الضعف والقوة والفرص المتاحة واستشراف المستقبل والتخطيط له وهذا ما يعرف بالخطة الاستراتيجية
في المملكة العربية السعودية لدينا رؤية 2030 وأهداف تسعى الدولة المباركة لتحقيقها والقطاع الغير ربحي جزء من هذه الرؤية وعليه أهداف يجب أن يحققها وعليه أن يتكامل مع أهداف الرؤيا
كل جمعية في خططها الاستراتيجية يجب أن تسير وفق أهداف الرؤية ولا تحيد عنها
التقنية اليوم من أقوى الأدوات المساعدة في نجاح عمليات التخطيط والوصول إلى الأهداف
في نظام رافد الإلكتروني إدارة مختصة بعمليات التخطيط على بطاقة الأداء المتوازن تتميز بالعديد من المزايا التي تمكن الجمعية من تحقيق أهدافها بإذن الله
تسعى جمعيات التحفيظ والجمعيات التعليمية إلى أتمتة كل أعمالها التعليمية وربطها إلكترونيا بالإدارة التنفيذية وبكل إدارات الجمعية الأخرى وذلك من أجل سهولة التواصل واستخراج التقارير وتحديد الاحتياجات وتختلف الجمعيات باختلاف تخصصاتها وكذلك مساراتها الإدارية والتنظيمية
في رافد تم مراعاة كل الفوارق والخصوصيات واستطعنا بناء إدارة شؤون تعليمية عالية الاحترافية
كل جمعية لديها أصناف وسلال بطريقة تختلف عن جمعيات أخرى في تخصص آخر، وآلية صرف مختلفة بحسب مسارات واعتمادات كل جمعية ما قمنا به في نظام رافد الإلكتروني هو بناء إدارة مخازن ومستودعات إلكترونية مرنة تتناسب مع كل الجمعيات وتستطيع الجمعية التحكم في كل جزئيات الإدارة ولعل من أهم المزايا في نظام إدارة المخازن والمستودعات
إدارة المخازن والمستودعات مرتبطة بنظام إداري داخل الجمعية التحكم في المستودعات وعددها وأماكنها
تم برمجتها باحترافية عالية للتوافق مع كل الجمعيات الخيرية (اغاثية – صحية – توعوية - ولجان التنمية الاجتماعية)
ولننقل من خلالها العمل التقليدي الورقي في إدارة البرامج ومتابعة تنفيذها إلى عمل احترافي محوكم تحقق من خلاله أهداف الجمعية
نحن ندرك ان الأوقاف من اهم عناصر تحقيق الاستدامة المالية في الجمعيات، بل ان بعض الجمعيات تعتمد عليها بنسبة تصل الى 100%
وتواجه الجمعيات صعوبة في إدارة ومتابعة الأوقاف خاصة مع التحول الرقمي لعدم وجود إدارة تقنية خاصة بها
لذلك ابتكرنا في نظام رافد إدارة الأوقاف كإدارة رئيسية ضمن الإدارات الرئيسية للنظام والتي تتجاوز العشرين إدارة
إدارة الأوقاف
هي إدارة رئيسية مرتبطة بالإدارة التنفيذية والنظام المالي في الإدارة المالية داخل الجمعية وكذلك مرتبطة بكل الإدارات الفرعية داخل الجمعية
يمكن لمدير إدارة الأوقاف في نظام رافد
هذه الإدارة مرتبطة في إدارة البرامج وكل جمعية تفعلها بالطريقة التي تناسبها
جمعية الدعوة تستخدمها لمتابعة المسلم الجديد المحول من إدارة البرامج الدعوية
الجمعيات الصحية نستخدمها لمتابعة المرضى
الجمعيات الاجتماعية تستخدمها لمتابعة الأرامل أو المطلقات أو أسر السجناء
جمعيات التوعية بأضرار التدخين تستخدمها لمتابعة المتعافين من الإدمان
جمعية التنمية الأسرية تستخدمها لمتابعة الحالات الأسرية والمشاكل الزوجية وغيرها
ما يميز هذه الإدارة أنها إلكترونية وكل الأحداث يتم تسجيلها في داخل الإدارة مع إرفاق الشواهد ويمكن العودة إليها متى ما احتاجت الجمعية إلى ذلك
إدارة نوعية متكاملة تبدأ من:
دراسة المشروع وإمكانية تنفيذه ووضع الميزانية التقديرية له والهدف من تنفيذه والفئة المستهدفة.
عرض المشروع وتسويقه على الداعمين إلكترونياً من خلال متجر الجمعية.
توقيع العقود وتوزيع الدفعات وربطها بالمالية بشكل إلكتروني ووضع الاشتراطات.
متابعة تنفيذه وتعيين المدير الميداني لهذا المشروع.
إرفاق الشواهد والتقارير على سير المشروع والملاحظات بشكل مستمر إلى إدارة المشاريع.
إرفاق التقرير الختامي ومشاركة الداعمين بشكل إلكتروني ومصمم بهوية الجمعية.
افتتاح المشروع ومشاركات الجهات ذات العلاقة والداعمين والجمعية العمومية.
والمجتمع من خلال خاصية البث المباشر داخل الموقع.
هذه الإدارة هي حلقة الوصل بين الجمعية والمجتمع والجمعية والداعمين أو الجمعية والجهات المسؤولة وبالتالي حرصنا في نظام رافد على الاهتمام بتصميم هذه الإدارة وأتمت كل شيء وتمكين موظف العلاقات العامة من التعامل معها بكل سهولة
أي جمعية تتمنى أن يكون لديها موقع إلكتروني مميز يسهل التحكم فيه وتصميمه بدون تكاليف إضافية
في رافد مكنا الجمعية من موقع إلكتروني تفاعلي متميز مرتبط بإدارة النظام الإداري فالمستفيد يستطيع تقديم طلب فتح الملف أو طلب الإعانة من الموقع ويتم التعامل معه إلكترونياً والتواصل معه أيضا إلكترونياً
حركة السيارات وصيانتها وصيانة الأجهزة والأدوات داخل الجمعية أمر في غاية الأهمية
لذلك تم بناء إدارة الحركة والصيام وربطها بكل حسابات الموظفين
تسعى الجمعيات إلى تحقيق الاستدامة المالية بهدف تحقيق أهدافنا
المتجر الإلكتروني في رافد يحقق الاستدامة لأي جمعية بإذن الله عز وجل حيث تم بناءه على معايير متعددة تؤدي بتكاملها إلى بناء الثقة عند العميل وبالتالي تحويله من مجرد متبرع إلى مسوق لمشاريع الجمعية في مجتمعاته الخاصة
الموت – التغسيل - التكفين – الدفن – المقبرة كلمات لا يحب سماعها الناس لأنها تذكر بالرحيل من الدنيا لكن لحظة لا بد منها
وإذا حدثت يواجه المصاب بها إشكالية كبيرة في التصرف ونقل الميت وتغسيليه والصلاة عليه ودفنه ويحتاج إلى من يعينه في ذلك
هناك مراكز متخصصة إما أنها جمعيات مختصا مستقلة أو تتبع لجمعيات بر أو دعوة أو غيرها
في رافد عملنا إدارة إلكترونية متخصصة بإكرام الموتى ومرتبطة بإدارات النظام الأخرى
تبدأ من تلقي البلاغ من على موقع الجمعية الرئيسي إلى عمليات الاستلام والتجهيز والصلاة إلى أن يتم دفنه وتقديم واجب العزاء لأهل المتوفي
إدارة مستخدمي النظام ومنح الصلاحيات والخصوصية وربط الادارات مع بعضها
إدارة كل معلومات الجمعية وتصميم الهوية البصرية ووسائل التواصل والرسائل
إدارة متخصصة في المتغيرات التي تخص كل جمعية عن الاخرى بحسب عملها حيث يحتوي النظام الى لحظة إعداد هذا التقرير على 20 متغير.
إدارة توقيعات المسؤولين داخل الجمعية
إدارة معادلة الدخل الخاصة بالمستفيدين فكل جمعية تستطيع التحكم بخصوصية
إدارة تصميم قوالب المستندات وبطاقات الموظفين والاعضاء
إدارة سجلات الدخول ومعرفة كل التفاصيل
اضافة دورة هيكل اداري وإدارة المستودعات الرئيسية والفرعية
التحكم الكامل في صلاحيات مستخدمين النظام حسب الحاجة لذلك كما ذُكر ذلك في بند المكتب الالكتروني الخاص بالموظف، فلكل موظف يتم بناء صلاحية مخصصة له حسب واقع عمله على أرض الواقع في الجهة الخيرية
يمكن تصدير تقرير الأمن السيبراني الذي يتضمن التأكد من تفعيل شهادة بروتوكول الأمان SSL وكذلك تفعيل بند النطاق السعودي، وأخيراً كون الاستضافة داخل المملكة العربية السعودية أم خارجها حسب اشتراطات هيئة الأمن السيبراني
